مبانی نظام های کیفیت (QSB: Quality Systems Basics)
شهریور ۱۲, ۱۳۹۶
ESMERسیستمی جدید برای اندازه گیری جریان های چندفازی
شهریور ۱۲, ۱۳۹۶

ضرورت مستند سازی ، در شرکت های نفتی

مقدمه :

با بررسی سابقه و ماهیت شرکتهای داخلی فعال در حوزه های نفت و گاز ، در خواهیم یافت که ، بخش اعظمی از مدیران و کارکنان این شرکتها بازنشسته شده و با تمام تجربیات و دانشی که در شرایط سخت جنگ و تحریم کسب نموده اند، طی چند سال آینده از حوزه های کاری خارج خواهند شد . تعداد زیادی از این کارمندان ، از مدیران و متخصصان رشته های مختلف کاربردی در حوزه نفت و گاز هستند و کسب دانش های ضمنی و مستند سازی دانش‏های این افراد قبل از بازنشستگی، یکی از مخاطرات و دغدغه‏های اصلی شرکتها است . همچنین بسیار اتفاق می افتد که دانش خلق شده در یک شرکت، علاوه بر کاربرد داخلی در آن شرکت، قابل استفاده در سایر شرکتها نیز است، چه بسا بسیاری از این دانش‏ها در قالب مستندات فنی به شرکتهای دیگر فروخته شده و برای تولید کننده دانش ارزش افزوده ایجاد خواهد نمود. در شرکتهای خارجی ازجمله شرکت (بریتیش پترولیوم B.P)–( شل) shell-( استات اویل هیدرو) – Statoil Hydro (اکسون موبیل) Exxon mobile-( پتروناس) PETRONAS و …. در قالب مدیریت دانش ایجاد شده است و در دسترس سایر شرکتها قرار می‏گیرد، اما در کشور ما هنوز سیستم مدونی مبنی بر ایجاد، کسب و انتشار دانش و مستندات تولید شده کارشناسان خبره ی آن دانش ، وجود ندارد.
در صنعت نفت و گاز ، با اینکه تخصص و تجربه اولویت اول است ولی اصول مهندسی حاکم بر آن به سختی قابل نوشتن و کد شدن است . دارایی و مستندات دانش فنی و علمی سازمان ، شامل دانش ها و آموخته هایی است که در حین فرایند های کاری تولید و در صورت عدم وجود ساختاری مشخص برای ثبت اسناد آن ، عمری کوتاه داشته و به سرعت به فراموشی سپرده می‏شوند. راه حل برخورد با این مشکلات ، ایجاد یک سیستم جامع مستند سازی بوده که باید در هر صنعتی ایجاد شده و بصورت مداوم بهبود یابد. در این مقاله مروری مختصر بر مفهوم مستند سازی و مدیریت این علم ارائه شده، امید است کمک شایانی در مستندسازی ایجاد نماید.
شرح موضوع:
فعالیت های اصلی در شرکتهای فعال در حوزه نفت وگاز را می توان به دو دسته تقسیم کرد :
الف ) فعالیت های پروژه ای
ب) فعالیت های فرایندی

الف) فعالیت های پروژه ای
گام اول – فهرست برداری از پروژه های سازمان :
اولین گام در نظام مستند سازی ، شناخت و تحلیل عملکرد یک سازمان است . عملکرد سازمان بطور معمول در قالب پروژه یا فرایند یا ترکیبی از این دو صورت می گیرد . بنابر این شناخت ، تحلیل و به روز رسانی اطلاعات پروژه ها و فرایند های سازمان از الزامات یک نظام مستند سازی است .
در نخستین گام توصیه می شود از پروژه های سازمان فهرست برداری شده و این فهرست بطور دائم به روز رسانی شود . همچنین پروژه های مهم و راهبردی مورد نظر سازمان برای مستند سازی شناسایی و انتخاب شوند.
گام دوم – شناخت چرخه ی عمر پروژه های سازمان :
برخی از ماموریت های یک سازمان ممکن است برای نخستین بار اجرا شوند ، زمان و درون داده ها و برون داده های آنها نیز به درستی مشخص نیست . این قبیل فعالیت ها در یک سازمان تحت عنوان پروژه انجام می پذیرند.
پروژه ها نیز مانند انسان ها روزی متولد می شوند ، رشد می کنند ، به بلوغ می رسند و در نهایت عمر آن ها خاتمه یافته و یا توسعه می یابند و تبدیل به یک پروژه دیگر می شوند . این نوع حیات در عموم پروژه ها یکسان است و به اصطلاح به آن چرخه ی عمر یا حیات پروژه گفته می شود .
شناخت الگوی چرخه ی عمر یا حیات پروژه های سازمان با توجه به فرضیه های زیر در برنامه ریزی برای مستند سازی فعالیت های آن ها و تعیین انواع و عناوین مستندات مورد نیاز، الزامی است .
فرض بر این است که :
۱- در دوره ی جنینی یک محصولی، فعالیت های ” تعیین نیاز ” ، ” شناسایی فرصت های فناوری ” ،” امکان سنجی “، ” طرح ریزی اکتسابی فناوری ” و ” تحقیقات ” انجام می شود که دانش حاصل از آن را دانش علمی گویند .
۲- در دوره ی رشد یک پروژه محصولی، فعالیت های ” طراحی ” ، ” ساخت و مونتاژ نمونه محصول “و ” آزمون نمونه محصول ” اجرا می شود که دانش حاصل از آن را دانش فنی گویند .
۳- در دوره ی بلوغ یک پروژه محصولی، فعالیت های ” راه اندازی خط تولید ” و ” خدمات پس از فروش ” اجرا می شود که دانش حاصل از آن را “دانش ایجاد خط تولید ” و ” دانش راهنمای محصول ” و “ دانش آموزش ” گویند .

ب) فعالیت های فرایندی :
ویژگی مهم فرایندها تکرار در اجرا آنها در سازمان هاست ، لذا برنامه ریزی برای مستند سازی آنها در محیطی تقریبا شفاف و روشن انجام می پذیرد،چرا که تجارب انجام آنها از قبل به مقدار زیادی روشنگر زمان اجرا ، فعالیت ها ، مقادیر و کیفیت درون داده ها و برون داده های آن هاست .
به عبارت دیگر ، برنامه ریزی برای مستند سازی فعالیت های فرایند ها به علت تکرار پذیر بودن آنها نسبت به برنامه ریزی برای مستند سازی فعالیت های پروژه ای ساده تر و قابل پیش بینی تر است .
برخی از فرایند های متداول در سازمان ها عبارتند از :
مدیریت مالی و اداری ، مدیریت پروژه ، مدیریت دانش ، مهندسی ارزش ، مدیریت امور نخبگان ، مدیریت ثبت اختراعات ، مدیریت کیفیت و …..
گام اول – شناخت و تقسیم بندی فرایندهای سازمان :
در یک نظام مستند سازی پس از تفکیک فعالیت های فرایند ی و پروژه ای سازمان از یکدیگر ، بهتر است نسبت به شناسایی موارد زیر اقدام شود :
• شناسایی انواع فرایندها در سازمان
• تعیین روابط با یکدیگر
• شناخت درون داده ها و برون داده های هر فرایند .
فرایند های سازمانی را می توان به دو دسته ی زیر تقسیم کرد .
۱- فرایند های اصلی
این فرایند ها در راستای اهداف و ماموریت های سازمان انجام می شوند ، مانند ” فرایند تولید ” در یک سازمان صنعتی یا ” فرایند تدوین استاندارد ” در یک موسسه ی مدیریت کیفیت .
۲- فرایند های پشتیبان
این فرایند ها جزو ماموریت های اصلی سازمان نیستند ، ولی به عنوان تقویت کننده ی فرایندهای اصلی در یک سازمان انجام می شوند، مانند : فرایند های امور اداری ، کنترل پروژه ، امور مالی و بازرگانی در یک سازمان صنعتی یا برخی موسسات آموزشی و پژوهشی .
بنابر این در اولین گام ، توصیه می شود پس از آنکه فرایند های سازمان فهرست برداری شدند بر اساس موارد پیش گفته از یکدیگر تفکیک و بطور دائم به روز رسانی شوند .
گام دوم – درک روابط و تعامل فرایند های سازمانی:
روابط و تعامل فرایند های اصلی یک سازمان بطور معمول به یکی از دو روش زیر است :
۱- روابط موازی
برخی از فرایندهای سازمان دارای روابط موضوعی هستند مثل : ” فرایند استقرار نظام کیفیت شش زیگما ” و ” فرایند استقرار نظام تعالی کیفیت ( EFQM) ” که از سوی یک موسسه ی ارائه ی خدمات تعالی کیفیت به صورت موازی ارائه می شوند .
۲- روابط متوالی
برخی از فرایند های یک سازمان ممکن است یکی پس از دیگری اجرا شوند ، به این معنا که برون داد یک فرایند برای فرایند دیگر به منزله ی درون داد باشد . برای مثال ” فرایند استقرار نظام تعالی کیفیت ” و ” فرایند منطبق مراقبه RADAR” که برون داد اولی ، درون داد دومی است .
بنابر این در دومین گام ، توصیه می شود بر اساس موارد گفته شده روابط و تعامل فرایند های سازمانی مشخص و بطور دائم به روزرسانی شوند .
گام سوم – شناخت درون دادها و برون دادهای هر فرایند سازمان :
فرایند عبارت است از فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت های مرتبط با یکدیگر که از سرمایه هایی همچون مهارت ها و تلاش های انسانی ، منابع مالی ، تجهیزات ، مواد و …..به عنوان ورودی ( درون داد ) برای ترکیب و تبدیل آن ها به یک پدیده یا پدیده های مرتبط به هم به عنوان خروجی ( برون داد ) استفاده می کند . به عبارت دیگر ، درون دادها و برون دادها به طور معمول محصولاتی هستند که می توانند ملموس ( محصول فیزیکی ) یا غیر ملموس ( محصول غیر فیزیکی ) باشند . مثال های دیگری در مورد درون دادها و برون دادها:
تجهیزات ، مواد ، قطعات ، انرژی ، اطلاعات ، منابع مالی ، سامانه ی تضمین کیفیت ، روش نظارت و کنترل ، سامانه ی پرداخت حقوق و دستمزد و …..
بنابر این در سومین گام ، توصیه می شود بر اساس موارد پیش گفته درون دادها و برون دادهای هر فرایند سازمان، مشخص و به طور دائم به روز رسانی شوند .
گام چهارم – چرخه P.D.C.A و برنامه ریزی مستند سازی فعالیت های فرایندها: برای برنامه ریزی و افزایش سطح آمادگی برای مستند سازی فرایندهای سازمان ، لازم است انواع فعالیت هایی که بطور معمول در تمامی فرایند ها اتفاق می افتند پیش بینی شده و دسته بندی شوند .
بر اساس این نظریه که از سوی دمینگ ارائه شد و در استانداردهای ISO 9001 و ISO 10013 و ISO14001 بعنوان مبنایی برای بهبود کیفیت و همچنین مستند سازی فرایند ها مطرح شده است، فعالیت های عموم فرایند ها را می توان به چهار دسته تقسیم کرد :
P: برنامه ریزی (PLAN)
D: اجرا (DO)
: Cبررسی و پایش (CHECK)
A: اقدام جهت بهبود (ACT)
همچنین بر اساس این نظریه چرخه P.D.C.A در فرایندها و فعالیت های آنها تکرار می شود .
نتیجه گیری
با درنظر گرفتن مطالب ارائه شده، به منظور کسب، نگهداری و انتشار دانش‏های اندوخته شده و دانش‏های فنی موجود و بهره برداری از آنها در جهت رشد و شکوفایی صنعت، نیاز به استقرار سیستم مستند سازی و تدوین مستندات و حتی ارائه آنها در قالب دانش فنی میباشد تا ضمن انتقال مهارت وتجربه های نسل گذشته به نسل جدید، نسبت به بهبود آنها بر مبنای تکنولوژی‏های جدید اقدامات لازم صورت پذیرد.

                                                                                                                                                                                                             دکتر عباس شریفی         

                                                                                                                                                                                                  مشاور ارشد نظام مستندسازی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *